Données personnelles

L'organisation qui met ce logiciel à votre disposition utilise Resauvia (logiciel édité par Auxentis) pour organiser la réservation des salles, des bureaux, des véhicules et du matériel, les prestations, l'accueil des visiteurs et le planning de présence de ses agents. Elle est responsable de ces données ; ce traitement relève de sa mission d'intérêt public et de la gestion de son personnel.

Les données utilisées

  • Pour les agents : identité, adresse mail et téléphone professionnels, service, supérieur, groupes et droits.
  • Connexion : sessions, essais de connexion (avec l'adresse IP), double authentification si elle est activée (méthode, numéro de mobile pour les codes par SMS, appareils reconnus), liens avec le compte Microsoft, Windows ou le fournisseur d'identité de l'organisation s'ils sont branchés ; journal des actions (qui a fait quoi, quand) et des exports.
  • Réservations, prestations, places de navette et de covoiturage ; trajets en véhicule de service, carnets de bord, états des lieux et incidents ; lien de la visioconférence d'une réunion.
  • Planning de présence (absences, télétravail, formation, déplacement), si vous le renseignez : jamais de motif médical ; délégations de vos validations pendant une absence.
  • Permis de conduire, pour réserver un véhicule (catégories, fin de validité, document déposé) ; attestation de droits à conduire de l'État (ADCS), si vous la déposez : seulement ses catégories et ses dates.
  • CACES (catégorie, fin de validité, attestation) ; visites médicales des conducteurs de poids lourds ou de transport de personnes : la seule date de fin de validité, jamais l'avis du médecin.
  • Badge et code d'accès aux armoires à clés, s'il y en a.
  • Pour les visiteurs : nom, société, adresse mail s'ils la donnent, heures d'arrivée et de départ, personne visitée.
  • Réponses des conducteurs aux demandes de place en covoiturage et aux demandes de prêt d'un véhicule de fonction : des nombres par conducteur (suivi des refus), vus par son supérieur et les personnes chargées de ce suivi ; jamais le demandeur ni le motif d'un refus.
  • Déclaration d'un problème par le QR code d'une salle : nom et adresse mail si vous les donnez, et une empreinte de votre connexion (jamais l'adresse IP en clair) contre les abus.
  • Clients extérieurs à qui une ressource est louée : nom et coordonnées.
  • Réunions créées dans Outlook et reprises par le logiciel, si l'organisation l'a ouvert : organisateur, créneau, objet.
  • Les capteurs des salles mesurent la présence sans identifier personne (ni caméra ni micro).

Qui les voit

Vos collègues selon leurs droits, les gestionnaires des ressources et les services qui préparent les prestations. Une réservation confidentielle n'est vue que par ses participants et ses gestionnaires. Les données ne sont ni vendues ni utilisées à d'autres fins.

Prestataires qui les traitent pour l'organisation, en France ou dans l'Union européenne : l'éditeur (Auxentis) et l'hébergeur du serveur, le serveur d'envoi des mails, Brevo pour les SMS s'ils sont activés ; l'IGN (Géoplateforme) ne reçoit que les adresses saisies pour un trajet, jamais un nom. Microsoft 365 et Zoom ne servent que si l'organisation les a branchés, sous son propre contrat.

Combien de temps

  • Réservations, prestations, navettes et covoiturage : 36 mois après leur date, avec leur historique.
  • Planning de présence et délégations : 13 mois après la fin de chaque période.
  • Connexion : sessions et essais de connexion, un jour après leur fin ; appareils reconnus pour la double authentification, 30 jours ; journal des actions et des exports : 36 mois.
  • Registre des visiteurs : 12 mois après la visite.
  • Compte : tant que vous travaillez pour l'organisation, puis 12 mois après sa désactivation.
  • Permis de conduire : un an après sa fin de validité, ou dès la désactivation du compte.
  • Attestation de droits à conduire (ADCS) : 30 jours après sa fin (4 mois après son émission), ou avec le compte.
  • CACES et visites médicales : un an après leur échéance, ou avec le compte.
  • Demandes de place et de prêt d'un véhicule de fonction : 13 mois.
  • Nom, mail et empreinte d'une déclaration par QR code : 13 mois, puis la déclaration reste, anonyme.
  • Clients extérieurs : 36 mois après leur dernière réservation.
  • Réunions Outlook reprises : le lendemain de leur fin.
  • Journal des armoires à clés : 13 mois.
  • Mesures des capteurs : 13 mois.
  • Connexion d'une personne à une tablette de salle par QR code : un jour.
  • Mails envoyés par le logiciel : 6 mois. Copies de sauvegarde : 14 jours sur le serveur, 30 jours sur la copie de secours.

Au-delà, tout est effacé automatiquement ; les carnets de bord et incidents des véhicules restent, sans le nom des personnes.

Vos droits

Vous pouvez accéder à vos données (Mon compte › « Télécharger mes données »), les faire corriger (Mon compte, ou votre administrateur), et demander leur effacement, leur limitation ou vous opposer à leur traitement dans les cas prévus par la loi, auprès de l'administrateur du logiciel dans votre organisation. En cas de difficulté, vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr).

Cookies

Seulement ceux qui font marcher le logiciel (votre connexion, « Rester connecté », l'appareil reconnu pour la double authentification) : aucune mesure d'audience, aucune publicité, aucun service extérieur. Ils ne demandent donc pas votre accord.

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